שאלות נפוצות

ניהול אירוע חכם מתחיל כאן: הופכים את כאב הראש של רשימות המוזמנים למערכת אוטומטית שעובדת בשבילכם. איך זה עובד: Vix ב-3 שלבים

• •מייבאים ויוצרים: ריכוז כל המוזמנים בקליק - ייבוא מהטלפון או מהוואטסאפ. ואם אתם ממש מתעקשים, יש אפשרות גם לייבוא מאקסל (לא שופטים).
• •שולחים ושולטים: מערכת הפצה אוטומטית בוואטסאפ הכוללת הזמנות דיגיטליות, תזכורות מעקב והודעות תודה בתזמון מדויק לבחירתכם.
• •עוקבים בזמן אמת: לוח בקרה חכם המעדכן סטטטוסים ואישורי הגעה אוטומטית, כך שאתם תמיד עם אצבע על הדופק.

קל, אוטומטי ובשליטה מלאה.

פלטפורמת Vix פתוחה לשימוש ללא עלות לניהול ובניית רשימת המוזמנים שלכם, כולל שימוש בכלי הניהול וייצוא הרשימה לאקסל - בחינם לגמרי. במידה ותרצו להשתמש במערכת השליחה האוטומטית, Vix היא המשתלמת בשוק בזכות מודל ה-DIY שחוסך לכם עמלות תיווך: - 500 הודעות (149 ₪): לאירועים קטנים עד בינוניים. - 1,000 הודעות (239 ₪): לאירועים גדולים. לתוצאה מקסימלית, מומלץ להגדיר שתי תזכורות למי שטרם הגיב, הודעת בוקר ביום האירוע עם לינק ניווט והודעת תודה ביום שאחרי - הכל כלול בחבילה ובשליטתכם המלאה.

ב-Vix תוכלו לבנות רשימה בשניות, בלי עבודה ידנית מייגעת:

• •ייבוא מהטלפון (iPhone/Android): בוחרים אנשי קשר מהנייד ומעלים בקליק.
• •שליחה ב-WhatsApp: שולחים "קוד זיהוי" למספר של Vix, וכל איש קשר שתשלחו אלינו יישאב אוטומטית למערכת.
• •ידני או אקסל: תמיד אפשר להוסיף בודדים או להעלות קובץ מוכן.

פשוט, מהיר ובלי עבודה מייגעת.

המערכת בנויה להשגת אחוזי מענה מקסימליים דרך כפתורי תגובה מהירים בוואטסאפ:

• •בחירה בקליק: האורחים משיבים "מגיע", "לא מגיע" או "לא בטוח" ללא צורך בטפסים.
• •זרימת שאלות חכמה: מאשרים נשאלים על כמות האורחים ועל שאלות נוספות שתבחרו (כמו העדפות קולינריות).
• •מעקב אוטומטי: המערכת פונה עצמאית למי שהשיב "לא בטוח" במועד שיבחר, ומעדכנת את לוח הבקרה שלכם בזמן אמת.

מינימום מאמץ לאורח - מקסימום שליטה ודיוק עבורכם.

כן, המידע שלכם מאובטח לחלוטין. כל הנתונים נשמרים בצורה מאובטחת ומוצפנת, ונגישים רק לחשבון שלכם. אנחנו לא מפרסמים, לא משתפים, ולא מוכרים את המידע שלכם לאף צד שלישי. הפרטיות שלכם חשובה לנו.

לאחר הפעלת השליחה, נרשמים לשירות ופותחים לאורחים אפשרות למתנה מאובטחת מהנייד.

• •עובר לחשבון הבנק תוך 7 ימי עסקים.
• •שירות פרימיום בעמלה המינימלית בשוק.
• •כל המתנות מתועדות אוטומטית בלוח הבקרה.

בלי צ'קים ומזומן - פשוט ומשתלם.

סבב טלפוני אישי לאורחים שלא ענו ב-WhatsApp, לסגירת הרשימה ב-100%.

• •לאחר שני סבבי תזכורות, הצוות שלנו מבצע עבורכם את השיחות ומעדכן את המערכת.
• •השירות ניתן במחיר סמלי ובלעדי ללקוחות Vix.

אנחנו מתקשרים - אתם נחים.

בהחלט. פלטפורמת Vix מציעה מערכת סידורי הושבה מודולרית וקלה לתפעול. הממשק בנוי לפי עמודות דינמיות, מה שמאפשר לכם לשבץ אורחים ולנהל את חלוקת השולחנות בצורה ויזואלית, נוחה וידידותית למשתמש. מעבר לניהול הנוח באתר, אתם נהנים מגמישות מלאה: ניתן לייצא את כל נתוני ההושבה לקובץ אקסל או להתממשק בקלות למערכות חיצוניות של ספקים אחרים. המערכת מתוכננת כך שתהיו חופשיים לעבוד עם כל פורמט שיידרש מכם, ללא הגבלות.

במערכת Vix הניהול מתבצע בשני רבדים לשמירה על הסדר:

• •הטבלה הכללית (כל אנשי הקשר): המאגר המרכזי שמרכז את *כל* אנשי הקשר שהעליתם למערכת במקום אחד.
• •חלוקה לאירועים: ניתן לפתוח אירועים נפרדים (חתונה, חינה וכו'). כל איש קשר שמוסיפים לאירוע מופיע אוטומטית גם בטבלה הכללית.
• •כפתור "העבר מהטבלה הכללית": כאשר אירוע ספציפי נבחר וקיימים בטבלה הכללית מוזמנים שטרם שויכו אליו, יופיע הכפתור הירוק המאפשר למשוך אותם פנימה בקליק.

לוח הבקרה מציג סטטוס שקוף לכל הודעה כדי שתוכלו לפעול בהתאם:

• •שליחה נכשלה (אין וואטסאפ פעיל): לרוב מדובר בטעות הקלדה במספר. כדי לפתור זאת, פשוט עדכנו את המספר ב-"סטטוס הזמנות" בעמוד לוח הבקרה ושלחו שוב דרך כפתור "שליחה לאנשי קשר שנוספו מאוחר".
• •שליחה נדחתה (יישלח שנית תוך זמן קצר): עיכוב זמני בתקשורת של וואטסאפ מול מכשיר המקבל. המערכת תבצע ניסיונות חוזרים אוטומטית, ובמידת הצורך תוכלו להפיק לאורח "לינק הזמנה ידני" לשליחה בפרטי.
• •שליחה אוטומטית נכשלה: הגדרות פרטיות או מגבלה של וואטסאפ המונעות שליחה ממערכת חיצונית למספר זה. במקרה כזה, ניתן להפיק לאורח "לינק הזמנה ידני" ב-"סטטוס הזמנות" בעמוד לוח הבקרה ולשלוח לו ישירות בוואטסאפ האישי.

חשוב לדעת: כפתור "סטטוס הזמנות" בלוח הבקרה הוא מרכז הבקרה האישי שלכם. שם תוכלו לנהל את האירוע בשליטה מלאה: לעדכן ידנית אישורי הגעה, לצפות בנתונים ולצלול לפרטי התגובות והבקשות של כל אורח.

הדרך המהירה ביותר לבנות רשימה:

• •לוחצים על הוסף אנשי קשר ואז משיכה מגוגל דרייב.
• •בוחרים חשבון ומסמנים ב-✓ את האורחים שרוצים להוסיף.
• •המערכת תזהה ותתריע לכם על כפילויות באופן אוטומטי.

בלי אקסל ובלי הקלדות - פשוט בוחרים וממשיכים.

תהליך פשוט של דקה שחוסך המון עבודה ידנית:

• •נכנסים ל-iCloud.com מהמחשב ומורידים את קובץ אנשי הקשר (VCF).
• •מעלים את הקובץ ל-VIX בלחיצה על הכפתור הסגול העלה קובץ VCF.
• •זהו, כל הרשימה מסונכרנת במערכת!

צריכים עזרה שלב אחר שלב? לחצו על הוסף אנשי קשר ולאחר מכן משיכה מאייפון במערכת להדרכה מצולמת.

• •עוברים להוסף אנשי קשר ← שליחה דרך WhatsApp ושולחים את הקוד שנוצר למספר של Vix.
• •שתפו את הטוקן עם בני משפחה כדי שיוכלו לשלוח עבורכם אורחים למערכת.
• •שולחים למספר של Vix כרטיסי איש קשר, והם יופיעו תחת אייקון הפעמון לאישור מהיר.

בלי הקלדות - פשוט שולחים ומאשרים.

ברגע שהרשימה מוכנה, לוחצים על שלח הזמנות בוואטסאפ ויוצאים לדרך:

• •בוחרים תבנית ומעדכנים פרטים; המערכת תייצר לכל אורח הודעה אישית לפי פרטי האירוע.
• •מגדירים את כמות התזכורות, הודעת ניווט בבוקר האירוע ותודה למחרת.
• •עוקבים אחרי כל אישורי ההגעה והתשובות בזמן אמת בלוח הבקרה שלכם.

מגדירים פעם אחת - והמערכת רצה בשבילכם.

הכל קורה בזמן אמת דרך כפתורי הניהול ולוח הבקרה:

• •לוח בקרה: תצוגה סטטיסטית מלאה של כל אישורי ההגעה והנתונים החשובים.
• •ניהול שליחה אוטומטית: כאן ניתן להקדים את התזכורת הבאה או להוסיף סבבים חדשים.
• •שליחה לאנשי קשר שנוספו מאוחר: כפתור ייעודי ששולח הזמנות רק לאורחים שהוספתם לאחר שהאוטומציה כבר החלה.

סגירת כל הקצוות במקום אחד:

• •סידורי הושבה: חלוקת האורחים לשולחנות בקלות, עם סינון אוטומטי של מי שאישר הגעה.
• •אירועים משניים: פתיחת הזמנות נפרדות לאירועים כמו חינה, הסעות או אפטר-פארטי.
• •בקש אנשי קשר: שליחת לינק אישי להורים או לחברים, המעניק להם גישה לכלי הייבוא המהירים שלנו להעלאת אנשי הקשר שלהם ישירות לרשימה שלכם.

כל מה שצריך כדי לנהל אירוע בראש שקט.

מערכת Vix גמישה ומזהה אוטומטית מגוון פורמטים:

• •מספרים ישראליים: ניתן להזין עם 0 בהתחלה (054...), ללא 0 (54...) או עם קידומת 972. הכל יעבוד.
• •מספרים מחו"ל: יש להזין מספר בינלאומי מלא הכולל קידומת מדינה (ללא צורך בסימן + לפני).
• •ניקוי אוטומטי: אין חשיבות למקפים או רווחים – המערכת תנקה אותם עבורכם ותוודא שהמספר תקין לשליחה.

אירוע משנה מאפשר לכם ליצור הזמנה נפרדת וממוקדת עבור קבוצות אורחים מתוך הרשימה שכבר אישרה הגעה לאירוע הראשי:

• •ניהול ממוקד: פתרון מושלם לארגון הסעות, אפטר-פארטי, שבת חתן או מקווה בתוך מערכת אחת.
• •רשימות חכמות: המערכת מציגה לכם רק את האורחים שאישרו הגעה לאירוע הראשי, כך שתוכלו לשייך אותם לאירוע המשנה בקליק.
• •מניעת בלבול: כל קבוצה מקבלת הודעת וואטסאפ רלוונטית רק עבורה, עם פרטי ההגעה והזמן הספציפיים לאותו אירוע.

התהליך מתבסס על האורחים שכבר אישרו השתתפות באירוע הראשי שלכם:

• •סינון אורחים: בחירת אנשי הקשר הרלוונטיים מתוך כל מי שאישר השתתפות באירוע המרכזי.
• •הזנת פרטים: לוחצים על צור אירוע משנה וממלאים את פרטי האירוע (שם, זמן ומיקום).
• •שליחה: בוחרים טמפלט הודעה ושולחים את ההזמנה ישירות לוואטסאפ של הקבוצה הנבחרת.

ניתן ליצור מספר אירועי משנה במקביל לניהול לוגיסטי פשוט ומדויק.

ניתן לעדכן את הרשימה בכל רגע מתוך כרטיס האירוע הרלוונטי:

• •הוספת מוזמנים: לוחצים על הוסף אנשי קשר בתוך כרטיס אירוע המשנה.
• •בחירת אורחים: מסמנים אנשי קשר נוספים מתוך רשימת המאשרים של האירוע המרכזי (המערכת תציג רק את מי שטרם הוזמן).
• •שליחה: מאשרים ושולחים את ההזמנה ישירות לוואטסאפ של האורחים שנוספו.

השימוש בכלי זה מבטיח ניהול מדויק ומניעת כפילויות בשליחת ההזמנות.

בכרטיס של כל אירוע משנה תוכלו לראות את תמונת המצב המעודכנת:

• •צפייה בפרטים: לחיצה על כפתור צפה בפרטים תציג לכם רשימה מפורטת של כל המוזמנים לאירוע המשנה והסטטוס המדויק של כל אחד.
• •סיכום מגיעים: שם תוכלו לראות את מספר האורחים שאישרו הגעה לאירוע המשנה שלכם, כדי לדעת בדיוק כמה מקומות לשריין.

כלי זה מאפשר לכם לדעת בדיוק כמה אורחים נרשמו לכל פעילות נוספת באירוע, בשקיפות מלאה ובזמן אמת.

עמוד זה הופך את תכנון ההושבה לפעולה פשוטה וגמישה באמצעות ממשק ניהול חכם:

• •יצירת שולחנות/קבוצות: פתיחת עמודות מודולריות המייצגות שולחנות או קבוצות אורחים.
• •שיבוץ בגרירה (Drag & Drop): שיבוץ מהיר של מוזמנים בתוך העמודות על ידי גרירתם למקום הרצוי.
• •ארגון ויזואלי: קיבוץ אורחים לפי קטגוריות (משפחה, חברים, עבודה) לקבלת תמונת מצב מלאה על האירוע.

כלי זה מאפשר לכם לסדר את האורחים בקלות ובדיוק מקסימלי, עם אפשרות לשינויים מהירים בקליק.

כדי להתחיל סידורי הושבה, קודם כל בוחרים את האירוע שלכם. אחר כך מסננים את המוזמנים - למשל, אפשר לסנן רק את אלה שמגיעים, כך שתראו רק את מי שצריך לשבץ. אחרי הסינון, יוצרים שולחנות חדשים ומתחילים לשבץ את המוזמנים. המערכת מאפשרת לכם לעבוד בצורה נוחה ואינטואיטיבית.

כדי להדפיס את סידור ההושבה, בסיום העבודה משתמשים באפשרות הדפסה או ייצוא שקיימת בדף. המערכת מייצרת לכם תצוגה מוכנה להדפסה או קובץ PDF שאפשר לשמור ולהדפיס. מומלץ מאוד לבצע בדיקת תצוגה לפני האירוע, כדי לוודא שהכל נראה טוב על הנייר.

• •הגדרת שם: מקלידים את שם השולחן בתיבת שם עמודה חדשה.
• •הוספה: לוחצים על ה-+ ליצירה מיידית של העמודה בלוח.
• •שיבוץ: גוררים את האורחים מהרשימה שבצד לתוך העמודה החדשה.

פשוט, מהיר ומודולרי.

כן, המערכת מסונכרנת בזמן אמת ומאפשרת סינון חכם:

• •סינון "מגיע": מציג רק את האורחים שאישרו השתתפות, לחיסכון בזמן ודיוק בהושבה.
• •ספירת נפשות: המערכת סוכמת אוטומטית את כמות האנשים תחת כל איש קשר (למשל: איש קשר אחד שאישר עבור 5 נפשות).
• •שליטה בנתונים: מאפשר לדעת בדיוק כמה כיסאות נדרשים לכל שולחן לפי אישורי ההגעה בפועל.

הסנכרון האוטומטי מבטיח שסידורי ההושבה שלכם יהיו תואמים למציאות ללא מאמץ ידני.

כן, כל השינויים נשמרים אוטומטית תוך כדי העבודה. אתם לא צריכים לדאוג ללחוץ על כפתור שמירה - המערכת שומרת את כל הסידור בזמן אמת. אם אתם יוצאים מהדף וחוזרים, כל הסידור נשמר בדיוק כמו שעזבתם אותו. כך אתם יכולים לעבוד בנוחות בלי חשש לאבד מידע.

לוח הבקרה מעניק לכם שליטה מלאה באישורי ההגעה: עדכון סטטוס של אורחים, מעקב אחר קצב האישורים בגרפים וסטטיסטיקות בזמן אמת, ולקבל פילוח נתונים מדויק. הכלי עוזר לכם לדייק את רשימת המוזמנים, למנוע התחייבות למנות רזרבה מיותרות ולחסוך כסף רב בתשלום לאולם.

בלחיצה על צפה בסטטוס הזמנות נפתח מרכז השליטה שלכם:

• •מעקב ובקרה: צפייה בזמן אמת במי מגיע, סירב או מתלבט, כולל תיעוד זמני משלוח וקבלת ההודעות.
• •עריכה ידנית וחיפוש: עדכון סטטוס הגעה ידני לכל אורח (לשיחות טלפון), חיפוש מהיר וסינון לפי מצב הגעה.
• •ייצוא נתונים: הפקת דוח Excel מעודכן בלחיצת כפתור לצורך סנכרון מול האולם ודיוק כמות המנות.

זהו הכלי המושלם לניהול עצמאי, המעניק לכם שקיפות מלאה ושקט נפשי לכל אורך תהליך האישורים.

• •סה"כ מוזמנים: כמות האורחים הכוללת ברשימת המוזמנים שזכאים לקבל הזמנה דיגיטלית.
• •סה"כ הודעות שנשלחו: סיכום כל התפוצה האוטומטית הכוללת הזמנות לוואטסאפ, תזכורות מעקב, ניווט ביום האירוע והודעות תודה.
• •סה"כ אישורי הגעה: מספר האורחים שביצעו אישור הגעה סופי, נתון קריטי לדיוק מול האולם וחיסכון בעלויות.

מערכת ה-DIY של Vix הופכת את נתוני המוזמנים לכלי עבודה פרקטי, המציג שקיפות מלאה על כל שלב בתהליך אישורי ההגעה.

מעבר למספרים, המערכת מנתחת את הנתונים ומציגה תובנות חכמות:

• •פילוח תגובות: התפלגות באחוזים של המגיעים, המסרבים והמתלבטים.
• •מגמת אישורים: גרף המראה את קצב הרישום לאורך זמן לזיהוי זמני תגובה שיא.
• •התפלגות קבוצות: פילוח המראה כמה אורחים אושרו בכל הזמנה (בודדים, זוגות או משפחות).
• •אחוזי מענה: נתונים על אפקטיביות סבבי ההודעות ושיעור ההיענות של האורחים.

הכלים האלו הופכים נתונים יבשים למידע פרקטי ומאפשרים לנהל את אישורי ההגעה בביטחון מלא.