מתי שולחים הזמנות לחתונה?
לוח זמנים מעשי להזמנות, תזכורות ואישורי הגעה, מהרגע שיש תאריך ועד יום החתונה.
צוות Vix · עודכן:
התשובה הקצרה
הזמנה דיגיטלית בוואטסאפ שולחים בדרך כלל 3 שבועות לפני החתונה. כך נשאר זמן לשתי תזכורות למי שלא ענה ולשיחות טלפון בשבוע האחרון, לפני שמוסרים לאולם מספר סופי. Save the Date, אם בוחרים לשלוח, יוצא כחודש וחצי מראש.
למה דווקא 3 שבועות לפני?
הזמנה שנשלחת מוקדם מדי מקבלת תשובות שלא מחזיקות. מי שמאשר הגעה חודשיים מראש לא באמת יודע מה יהיה אצלו בעוד חודשיים, וחלק מהאישורים האלה מתחלפים ב"לא נוכל להגיע" בשבוע של החתונה.
הזמנה שנשלחת מאוחר מדי לא משאירה זמן לעבודה. צריך זמן לתזכורות, לשיחות טלפון למי שלא ענה, לסידור ההושבה ולמסירת מספר סופי לאולם, שבדרך כלל מבקש אותו כמה ימים לפני האירוע.
3 שבועות הם נקודת האיזון: האורחים כבר יודעים מה התוכניות שלהם, ולכם נשאר מספיק זמן לסגור את כל התשובות.
לוח הזמנים המלא
כך נראה לוח זמנים מקובל לחתונה עם הזמנה דיגיטלית בוואטסאפ:
| מתי | מה עושים | למי |
|---|---|---|
| כחודש וחצי לפני | Save the Date (לא חובה) | משפחה, חברים קרובים ואורחים מחו"ל |
| כחודש לפני | סוגרים את רשימת המוזמנים ובודקים מספרי טלפון | - |
| 3 שבועות לפני | ההזמנה עם בקשה לאשר הגעה | כל המוזמנים |
| כשבועיים לפני | תזכורת ראשונה | רק מי שעוד לא ענה |
| כ-10 ימים לפני | תזכורת שנייה | מי שלא ענה ומי שענה "אולי" |
| כשבוע לפני | שיחות טלפון | מי שעדיין לא ענה |
| 3-7 ימים לפני (לפי האולם) | מוסרים מספר סופי לאולם ומסיימים הושבה | - |
| יום-יומיים לפני או בבוקר החתונה | הודעה עם שעה, כתובת וניווט | מי שאישר הגעה |
| יום אחרי | הודעת תודה | מי שהגיע |
המועד שבו האולם מבקש מספר סופי משתנה מאולם לאולם. בדקו אותו בחוזה לפני שאתם קובעים את שאר הלוח, כי כל התאריכים נגזרים ממנו לאחור.
הזמנה מודפסת? מקדימים
הזמנה מודפסת צריכה זמן להדפסה, לחלוקה ולתשובות שמגיעות לאט. לכן נהוג לשלוח אותה 6-8 שבועות לפני החתונה.
גם כששולחים הזמנה מודפסת, את אישורי ההגעה עצמם כדאי לאסוף בוואטסאפ, 3 שבועות לפני. ככה ההזמנה המודפסת נשארת מזכרת, והתשובות מגיעות מסודרות למקום אחד.
מה עושים עם מי שלא עונה?
- תזכורות שולחים רק למי שעוד לא ענה. מי שכבר אישר לא צריך לקבל שוב את אותה הודעה.
- תזכורת קצרה ונעימה עובדת יותר טוב מהודעה לוחצת. מספיק משפט אחד וקישור לאישור.
- מי שענה "אולי" צריך תזכורת קרוב יותר לאירוע, כשהוא כבר יודע.
- בשבוע האחרון מרימים טלפון. חלק מהאורחים פשוט לא רואים הודעות, או שהמספר שלהם השתנה.
- אם נשארו מוזמנים שלא ענו עד הסוף, אפשר לפנות אליהם באופן אישי. אבל אם אין סיבה מיוחדת לחשוב אחרת, ברוב המקרים מי שלא ענה גם לא יגיע.
מתי ואיך סוגרים מספר מול האולם?
סופרים אנשים, לא הזמנות. הזמנה אחת יכולה להיות לזוג או למשפחה, ולכן חשוב לשאול באישור ההגעה כמה אנשים מגיעים.
לפני שמוסרים מספר, כדאי לברר מול האולם שתי שאלות: עד מתי אפשר לשנות, ואם אפשר רק להוסיף או גם להוריד. ברוב המקרים קל יותר להוסיף מנות ברגע האחרון מאשר להוריד.
באיזה יום ובאיזו שעה לשלוח?
- באמצע השבוע, בבוקר או בשעות הערב המוקדמות. אנשים רואים את ההודעה ועונים מיד.
- לא בשבת ולא בחג, ובדרך כלל גם לא ביום שישי אחר הצהריים.
- לא באמצע הלילה. הודעה שמגיעה בשתיים בלילה נשכחת עד הבוקר.
- כל הסבבים באותה שעה בערך, כדי שהאורחים יזהו את ההודעות.
איך זה עובד ב-Vix
ב-Vix בוחרים את מועד ההזמנה הראשונה, והמערכת שולחת את ההזמנה בוואטסאפ ואת התזכורות אוטומטית, רק למי שעוד לא ענה. כל תשובה מתעדכנת מיד בלוח הבקרה, כולל כמה אנשים מגיעים.
בחבילת הפרימיום הצוות שלנו מנהל את כל התהליך: 3 סבבי וואטסאפ, 3 סבבי שיחות טלפון למי שלא ענה, תזכורת בבוקר האירוע והודעת תודה אחריו.
רוצים שהלוח הזה ירוץ לבד?
בונים רשימת מוזמנים בחינם, בוחרים תאריך להזמנה הראשונה, והתזכורות נשלחות אוטומטית רק למי שלא ענה.
התחילו בחינםשאלות נפוצות
כמה זמן לפני החתונה שולחים הזמנה בוואטסאפ?
בדרך כלל 3 שבועות לפני. זה מספיק קרוב כדי שהאורחים ידעו את התוכניות שלהם, ומשאיר זמן לתזכורות ולשיחות טלפון לפני שסוגרים מספר מול האולם.
חייבים לשלוח Save the Date?
לא, זו בעיקר העדפה אישית. Save the Date שווה לשלוח אם יש אורחים שצריכים יותר מ-3 שבועות כדי להתארגן, למשל אורחים מחו"ל שצריכים להזמין טיסות, או משפחה שצריכה לתכנן חופש מהעבודה. אם שולחים, עושים את זה כחודש וחצי מראש, בלי לבקש אישור הגעה. ככה התאריך כבר שמור אצלם ביומן, וההזמנה עצמה מגיעה בהמשך.
כמה תזכורות לשלוח?
שתי תזכורות בוואטסאפ מספיקות לרוב האורחים, ואחריהן שיחת טלפון למי שנשאר בלי תשובה. אפשר בהחלט לשלוח גם יותר, וזה תלוי בכם ובמוזמנים שלכם: אם אתם יודעים שחלק מהם עונים לאט או לא בודקים הודעות, תזכורת נוספת תעזור לסגור את הרשימה מהר יותר.
מה לעשות כשהאולם מבקש מספר סופי ועדיין יש מי שלא ענה?
מוסרים את מספר המאשרים, ותמיד מומלץ להוריד ממנו מעט. ברוב האירועים מגיעים בפועל פחות אנשים ממספר המאשרים, כי יש מי שאישר הגעה ובסוף לא הגיע. מי שלא ענה בכלל, אם אין סיבה מיוחדת לחשוב אחרת, בדרך כלל לא יגיע. כדאי גם לברר מול האולם כמה מנות רזרבה אפשר להוסיף ברגע האחרון, למקרה הצורך.